Applications · Outil interne · Opérations
Edgar
Identité de marque, parcours UX, applications iOS et Android, messagerie et outil interne pour attribuer et suivre les demandes. Recrutement et mise en exploitation du service.
Opérations et outils numériques sur mesure
Nous créons et pilotons vos opérations au quotidien
Nous créons vos sites, dashboards et votre dispositif opérationnel — équipe, outils, procédures, contrôles et reporting — puis nous opérons vos processus pour vous.
Sur mesure · moins coûteux qu’un recrutement · engagement opérationnel de 3 mois, puis vous continuez ou vous arrêtez
Construire + opérer
Vos outils, votre équipe et vos opérations quotidiennes — connectés.
01
Appels
02
Emails
03
Dossiers
04
Relances
05
CRM
06
Reporting
Le modèle
Vous confiez. Nous opérons. Vous suivez.
01
Vous confiez
Un flux complet, des règles et un niveau de service attendu.
02
Nous opérons
L'équipe reçoit, contrôle, relance, exécute et met à jour vos outils.
03
Vous suivez
Volumes, délais, qualité et anomalies — sans piloter au quotidien.
Portefeuille de projets
Des applications aux dashboards. Des idées aux services opérationnels.
Des projets réels et notre rôle sur chacun : conception, développement, mise en place et opérations au quotidien.
Site web · Back-office · Opérations
AVA Care
Identité, site et formulaire de prise en charge, back-office de suivi des dossiers, téléphonie et reporting. Une équipe recrutée et formée pour opérer le programme.
Communauté · Support · Connaissance client
Vétérinaire Solidaire
Animation et modération par une équipe vétérinaire, réponses aux propriétaires, questionnaires, panels et analyse des échanges pour comprendre les besoins clients.
Podcast B2B · Production · Diffusion
Invest in Pet Care
Conception éditoriale, recherche d’invités, préparation, enregistrement audio et vidéo, montage et diffusion. Une chaîne de production gérée de bout en bout.
Plateforme · Dashboard · Téléconseil
Vetassistance · Visio 24/7
Parcours de réservation, paiement, visioconférence, comptes rendus et dashboard administrateur. Organisation de l’équipe vétérinaire, des plannings et du suivi des demandes.
Recouvrement BTP
Mandats → Relances → CRM → Reporting
Suivi de dossiers · CRM · Reporting
Recouvrement BTP
Suivi centralisé des mandats et contrats, relances par email et téléphone, mise à jour des dossiers et du CRM, avec une vue de pilotage en temps réel.
Voir notre interventionStratégie → Conception → Exécution
De votre idée à un service qui fonctionne.
Nous clarifions le besoin, concevons le parcours client et construisons les outils, l’équipe et les processus pour lancer votre service.
Découvrir notre approche conseilCréation de sites et dashboards
Un site pour vos clients.
Un dashboard pour vos opérations.
Nous concevons et développons les outils numériques de votre activité : votre site public et les outils utilisés chaque jour par votre équipe. Connectés à votre écosystème existant.
Sites web et plateformes métier
Présentez votre offre sur un site clair, avec une identité visuelle cohérente, des formulaires, des parcours clients et les connexions utiles à votre service.
- Identité de marque, direction artistique et design UX
- Développement de sites et plateformes
- Formulaires connectés à votre CRM et à vos processus
Dashboards et outils internes
Réunissez vos dossiers, tâches et indicateurs dans une vue claire. Votre équipe peut agir et vos managers disposent des informations nécessaires pour décider.
- Suivi des dossiers, statuts et actions à réaliser
- Tableaux de bord : volumes, délais et qualité
- Connexions CRM et automatisation des processus
Cadrer → Concevoir → Développer → Tester → Lancer
Parler d’un site ou d’un dashboardLe problème
L'administratif et le back-office ne sont pas votre cœur de métier. Mais ils doivent tourner.
Vous n'avez pas envie de recruter pour autant — pas sans la certitude que le volume est là, que la personne tiendra, que ça vaudra le coût. Et vous n'avez pas vocation à manager un service administratif.
Vous voulez juste que les dossiers avancent, que les relances partent, que le CRM soit à jour, que vos clients reçoivent une réponse — sans que ce soit votre problème au quotidien.
Why hiring can be a difficult decision
Un recrutement, c'est un pari sur la durée. Salaire, charges, formation, management — engagés avant de savoir si le besoin se confirme.
Et si la personne part, tout s'arrête. Vous recommencez. Pendant ce temps, le business, lui, n'attend pas.
Ce que vous cherchez
Un dispositif clé en main : une équipe déjà en place, des procédures, des outils, des contrôles. Vous n'avez pas à construire, former ou manager. Vous démarrez.
Ce que vous pouvez nous confier
Votre CRM, vos tickets, vos dossiers et vos appels peuvent avancer sans créer un poste en interne.
Nous prenons un périmètre précis, nous le transformons en opérations quotidiennes et nous vous rendons compte. Vous gardez les décisions métier ; notre équipe exécute, contrôle et suit.
Piloter votre CRM
Mettre à jour les fiches, statuts et prochaines actions pour que votre équipe dispose d'une base fiable.
Suivre vos tickets
Recevoir, qualifier, affecter et suivre chaque demande jusqu'à sa résolution.
Faire avancer vos dossiers
Contrôler les pièces, demander les éléments manquants, relancer et tenir chaque dossier à jour.
Prendre vos appels
Traiter les appels entrants, effectuer les appels sortants et tracer chaque échange.
Fiabiliser vos données
Enrichir vos bases, corriger les informations et appliquer vos règles de contrôle.
Produire votre reporting
Suivre les volumes, délais, actions, anomalies et résultats dans un tableau de pilotage clair.
Gérer votre support
Assurer le téléconseil, le customer support, l'animation et la modération de communautés.
Tenir votre administration
Gérer les emails, agendas, documents, relances et tâches administratives récurrentes.
L'équipe qui opère
Des opérateurs, des seniors et des managers déjà organisés pour prendre le relais.
Ce n'est pas un profil isolé. C'est une équipe encadrée, formée à vos procédures et capable de traiter vos flux dans vos outils.
Delphine Behmann
Directrice des opérations
Management des équipes, staffing, agendas et contrôle qualité
Ziberilna Rabe
Manager des opérations back-office
Pilotage des équipes et contrôle de la production
Huguette Dilaberdina
Manager back-office
Management et suivi des opérations
Maria Zadika
Manager back-office
Prise en charge du téléphone entrant
Acacia Tsilli
Opératrice back-office senior · Vétérinaire
Téléconseil et community management
Sofia Mondstaryza
Opérateur back-office senior
Suivi de dossiers et opérations administratives
Jean Kifousi
Opérateur back-office senior
Suivi de dossiers et opérations administratives
Lina Ramadofi
Opérateur back-office
Appels entrants et sortants
Ismael Rzadika
Opérateur back-office
Suivi de dossiers et opérations administratives
Une équipe polyvalente, un cadre commun
Tous les profils travaillent avec des procédures partagées, un encadrement opérationnel et des contrôles réguliers.
Encadrement opérationnel et contrôle qualité
Google WorkspaceMicrosoft 365Data labellingEnrichissement de bases de donnéesCRMSuivi et contrôle de dossiersAppels entrants et sortantsReportingPilotageAdministration
Meet our design and oversight team in France
Blandine Leroux
Advisor · Product Manager & Product Owner
Germain Michou-Tonning
Advisor · Opérations
Nicolas Chériot
Advisor · Coach UX
Benjamin Hardy
Advisor · Biloba
Jonathan Martinot
Advisor · Production
Mohamed Ould-Chikh
CEO · Vetassistance Ops
La preuve
Deux dispositifs que nous avons construits de zéro — et que nous opérons aujourd'hui.
Nous ne reprenons pas seulement des tâches existantes. Nous savons partir d'une feuille blanche : cadrer avec le client, construire les outils, recruter l'équipe, puis faire fonctionner le service au quotidien.
Cas client
Un dispositif national d'aide aux soins vétérinaires, construit de A à Z puis opéré par nos équipes.
Le client est arrivé avec une ambition. Nous avons construit l'identité, les outils, le processus et l'équipe — et nous assurons aujourd'hui le fonctionnement quotidien : coordination des propriétaires et des cliniques, validation des dossiers, facturation, paiement et suivi.
Phase 1 — Construire
Tout ce que nous avons créé pour le client
Marque & imageSite & plateformeCahier des chargesProcessusRecrutementTéléphonieReportingQualité
Explore each part of the setup
Marque & image
Charte graphique et direction artistique du dispositif.
Site & plateforme
Conception et réalisation du site et des outils de traitement.
Cahier des charges
Spécifications fonctionnelles et organisationnelles du service.
Processus
Définition avec le client de chaque étape, règle et exception.
Recrutement
Sélection, formation et montée en compétence de l'équipe dédiée.
Téléphonie
Mise en place des lignes, des files d'appel et des scripts.
Reporting
Tableaux de pilotage : volumes, délais, qualité, anomalies.
Qualité
Contrôles, procédures documentées et gestion des escalades.
Phase 2 — Opérer
Ce que nous faisons avancer chaque jour
- 01Recevoir la demande du propriétaire ou de la clinique
- 02Ouvrir le dossier et contrôler les pièces
- 03Coordonner la clinique et suivre la validation
- 04Traiter la facturation et suivre le paiement
- 05Mettre à jour le dossier et rendre compte au client
Le client ne gère ni les outils, ni l'équipe, ni les relances. Il suit les résultats et arbitre les décisions métier.
Cas client — Recouvrement BTP
Suivi des mandats et relances
Un pilotage centralisé pour savoir où en est chaque mandat, quelle action doit suivre et ce qui a déjà été fait.
Le processus pris en charge
Suivre les mandats envoyés
Contrôler les contrats
Envoyer les emails de relance
Appeler pour relancer
Mettre à jour les dossiers
Tenir le CRM à jour
Tracer chaque action
Donner une vue de pilotage en temps réel
La solution
Vous nous confiez le flux. Nous le faisons fonctionner, de bout en bout.
Avant
- Demandes réparties entre plusieurs boîtes
- Suivi dans des fichiers séparés
- Relances dépendantes des disponibilités
- Contrôle et reporting manuels
Avec Vetassistance
- 01Une équipe reçoit
- 02Les règles qualifient
- 03Le dossier est contrôlé
- 04Les relances sont exécutées
- 05Les outils sont mis à jour
- 06Vous suivez et arbitrez
Vous gardez les décisions métier et les exceptions sensibles. Nous assumons l'exécution quotidienne et la qualité du processus défini ensemble.
Notre responsabilité
Vous nous confiez le processus. Nous le faisons avancer chaque jour — et nous vous en rendons compte.
Recevoir et qualifier
Nous traitons les demandes reçues par email, téléphone, formulaire ou outil métier.
Créer et contrôler
Nous ouvrons les dossiers, vérifions les informations et identifions les éléments manquants.
Relancer et coordonner
Nous contactons clients, partenaires ou prestataires jusqu'à la prochaine action attendue.
Exécuter et mettre à jour
Nous réalisons les actions prévues et tenons à jour le CRM, les dossiers et les statuts.
Contrôler la qualité
Nous appliquons les règles définies, vérifions les cas sensibles et gérons les escalades.
Piloter et rendre compte
Vous suivez les volumes, les délais, les anomalies et les actions en cours.
Pourquoi Vetassistance
Un dispositif opérationnel déjà construit, plutôt qu'un poste à créer.
Pas une assistante à manager. Pas une succession de freelances. Vous nous confiez un périmètre, des règles et un niveau de service attendu. Nous organisons l'équipe, les outils, les contrôles et le reporting qui produisent le résultat.
L'immédiateté
Le dispositif existe déjà : équipe, outils et procédures se branchent sur votre flux au lieu d'être créés en interne.
Le coût maîtrisé
Moins coûteux qu'un recrutement : vous payez un résultat opéré, pas un salaire, des charges et du management.
La prévisibilité
Des règles écrites, des contrôles et des délais tenus. Le service ne dépend pas d'une seule personne.
Le contrôle
Vous gardez les décisions et suivez volumes, délais, qualité et anomalies. Nous portons l'exécution.
Vos équipes récupèrent du temps. Vos dossiers avancent chaque jour. Et si le résultat n'est pas là au bout de 3 mois, vous êtes libre d'arrêter.
Humains + technologie
L'IA trie et prépare. L'humain décide et appelle.
L'automatisation prépare le travail. Nos équipes gèrent ce qui nécessite compréhension, échange et décision, puis assument le résultat obtenu.
La technologie aide
- Classer une demande
- Extraire les informations
- Détecter une pièce manquante
- Préparer une mise à jour
L'équipe assume
- Comprendre une situation
- Appeler et coordonner
- Traiter les exceptions
- Contrôler et escalader
Votre écosystème
Nous nous connectons à vos outils. Vous n'avez rien à changer.
Pas de stack à remplacer ni d'outils à abandonner. Nous nous branchons sur ce que vous utilisez déjà pour recevoir, exécuter, mettre à jour et rendre compte — sans vous demander de changer.
Branchement, pas migrationn
Nous opérons à l'intérieur de votre écosystème : lectures, écritures, synchronisations et automatisations là où vos données vivent déjà.
- Figma
- Google Workspace
- Meta
- HubSpot
- Aircall
- Notion
- Slack
- Airtable
- n8n
- Claude Code
Au-delà de cette liste, nous nous adaptons à vos outils métier et à vos connecteurs existants.
La mise en place
Comprendre, construire, tester, opérer — puis améliorer en continu.
Le passage en opération se fait par étapes. Chaque étape produit un résultat vérifiable avant la suivante.
Comprendre
Nous observons les flux, les volumes, les exceptions, les outils et les responsabilités actuelles.
Livrable : cartographie du processus et périmètre de prise en charge.
Construire
Nous définissons les procédures, les rôles, les accès, les contrôles et le tableau de pilotage.
Livrable : dispositif documenté, équipe formée et environnement prêt.
Tester
Nous traitons un périmètre limité, contrôlons chaque étape et ajustons les règles avec vos équipes.
Livrable : processus validé sur des situations réelles.
Opérer
Notre équipe prend en charge le flux quotidien, les relances, les mises à jour et les escalades.
Livrable : service en fonctionnement et suivi régulier.
Améliorer
Nous analysons les irritants, automatisons ce qui peut l'être et faisons évoluer le dispositif.
Livrable : plan d'amélioration fondé sur les opérations réelles.
Questions fréquentes
Les questions qu'on nous pose avant de démarrer.
Tout processus administratif ou back-office répétitif qui mobilise vos équipes : réception et qualification de demandes, gestion de dossiers, relances, coordination, mise à jour d'outils et reporting. Nous définissons ensemble le périmètre exact avant de démarrer.
Prochaine étape
Parlons de vos opérations ou de votre prochain projet numérique.
Expliquez-nous ce que vous souhaitez faire fonctionner ou développer. Nous étudions votre processus, site ou dashboard et définissons ensemble un périmètre précis.
Votre processus ou votre projet numérique
Le périmètre à opérer ou à développer
Un premier périmètre concret